Jeg digger organisering. Kanskje på et litt nerdete nivå. Jeg var nok blant de første til å “binge” hele Marie Kondo-serien på Netflix. Da the Home Edit dukket opp midt under korona, ble det flere timer med "rydde-TV". Det er rart hvordan noen av oss blir fascinert av sånt. Det går litt i kategori med "Sinnasnekker'n Sverige", "Luksusfellen" og "Tid for hjem" - en såkalt guilty pleasure. Det er ikke akkurat realityserie, men det er et eller annet veldig tilfredsstillende med å se at folk rydder opp i livene sine.

Jeg er også en person som kan kose meg med å browse og bestille matchende oppbevaringsbokser fra Clas Ohlson. Sånn at innholdet av korn, frø og mel kommer til sin rett, i like gjennomsiktige bokser. På denne måten er det mye enklere å finne det jeg skal ha, og jeg ser med en gang når noe må fylles på.

Man skulle derfor kanskje tro at jeg er en ryddig person. Det kan jeg avkrefte. Er det én person som roter i husholdningen, så er det meg. Jeg er litt usikker på hva som skjer. Det kan gå fra å være superfint og strøkent, til neste dag å være ting overalt. Jeg har derfor hatt stor nytte av å innføre noen av tiltakene til Marie Kondo.

Alt du eier bør ha en fast plass

En viktig brikke i Marie Kondos filosofi går ut på at alt du eier, bør ha sin egen plass. Og det du eier skal helst gi deg glede, eller “spark joy” som hun så fint sier. Dette har hjulpet meg mye, og i 2020 har jeg tatt for meg skuff etter skuff. Sortert ut ting som jeg ikke trenger lenger, og forsøkt å gi hver ting et fast sted. I tillegg er klærne mine nå brettet vertikalt, og det er mye lettere å finne riktig bukse med én gang. Likevel hender det jeg fyker rundt og leter etter ting, som her om dagen da jeg til slutt fant Bilkollektivet-kortet i lomma på bunaden, som var pakket vekk for flere uker siden. En må kanskje regne med noen glitcher i matrixen.

Jeg vil si at det digitale livet mitt er omtrent som det virkelige. Noen steder har jeg stålkontroll. Andre steder, not so much. Jeg kunne snakket om et skrivebord som er så fullt av skjermbilder, at jeg i desperasjon før et kundemøte smekker alt sammen inn i en mappe som heter “desember”. Det som kanskje er hakket verre, er innboksen min.

Ganske sikker på at mange grøsser av å se dette. Andre nikker kanskje gjenkjennende. 5479 uleste e-poster. Hvordan kan en som har komplett orden i kjøkkenhylla, samtidig ha SÅ mye rot i sitt digitale liv? Godt spørsmål. Jeg tipper at 80 % av e-postene er nyhetsbrev som jeg av en eller annen grunn en gang i tiden har takket ja til. Men altså ikke meldt meg ut av.

Det er en stund siden jeg har praktisert inbox zero. Og det er ikke sånn at jeg ikke sjekker e-postene mine. Jeg tror jeg bare har blitt litt blind. Blind for notifications, og blind for å åpne ting som ikke er relevant. Det blir en jevn strøm av åpnede og ikke-åpnede e-poster, både viktige og uviktige, fordi jeg ikke har et godt sted å plassere dem. Jeg er klar over at jeg kan putte ting i mapper, og legge på labels, men jeg har rett og slett ikke fått til en god rutine på dette. Verktøyet er der, men prosessen ei.

Hey

På Y-konferansen til Netlife fikk jeg høre om Hey - en e-posttjeneste som ble lansert i juni i år. Hey skal røske tak i de virkelige e-postproblemene. Kunne dette løse min manglende oversikt i innboksen? Jeg bestemte meg for å gi det en sjanse. Her følger mine erfaringer med Hey i løpet av knappe to uker.

The Screener

Det første konseptet jeg blir introdusert for, er en screener. Hey lar meg ta stilling til én og én avsender: Ønsker jeg å motta e-post fra denne personen eller bedriften? En liten lyspære blinker i bakhodet mitt - dette høres da kjent ut? Akkurat som med Marie Kondo-metoden, skal jeg altså her ta tak i én og én avsender, og vurdere om jeg skal la den få spille en rolle i mailboksen min. Etter å ha takket ja til Hey som avsender, rekker jeg å se at jeg har mottatt ikke mindre enn seks e-poster fra dem. Antageligvis tips og triks for å lære meg systemet, men det oppleves litt i overkant mange. Jeg har uansett ikke tid til å lese dem med én gang.

Et par dager senere logger jeg inn med ny giv og lyst - klar for å sette meg ordentlig inn i sakene! Dette møter meg:

47 nye avsendere på bare to-tre dager. Jeg innser at dette er en glimrende mulighet til å få meldt meg av en haug med nyhetsbrev. På kort tid har jeg både meldt meg av, og screenet alle de 47 avsenderne; noen ønsker jeg å få e-poster fra, andre takker jeg rett og slett nei til. Magisk!

Alt får endelig sin plass: Imbox, The Feed og Paper trail

De få nyhetsbrevene som er interessante velger jeg at skal gå direkte til “the Feed”, i stedet for at de skal lande i innboksen. Eller "Imbox" - som det heter hos Hey. For i Heys imbox skal jeg bare ha viktige - "important" - e-poster. I feeden derimot, lar Hey meg scrolle gjennom nyhetsbrev i et helt annet format. Alt er åpnet, akkurat som på Instagram. Får jeg derimot kvitteringer eller ordrebekreftelser, kan jeg velge å sende disse direkte til "the Paper Trail". Jeg kan også velge at alt først skal gå til Imboxen, og selv sortere det videre om jeg ønsker det. Imboxen gir også en naturlig imbox zero-state når jeg har åpnet og sortert dagens mail.

Hvorfor er dette digg? Her blir det naturlig å trekke en parallell til Marie Kondo: For at man enkelt skal kunne holde det ryddig må alt ha sin faste plass. Og har det ikke en fast plass, ja så må man opprette eller lage en slik plass. Her blir Imboxen stedet for viktige ting jeg må ta stilling til, Feeden stedet for å sjekke ut teaterforestillinger, og Paper Trailen blir fylt opp av ordrebekreftelser, kvitteringer og hentemeldinger fra Posten nå før jul.

I tillegg minsker den kognitive lasten hver gang jeg åpner imboxen. Noe som er et viktig UX-prinsipp i seg selv. Jeg slipper å ta stilling til nyhetsbrev, og kan heller oppsøke dem når jeg har lyst. Færre valg = mindre tid brukt til kjipe ting = bedre brukeropplevelse.

Andre smarte funksjoner

Notifications er default satt til å være av. Jeg kan legge til notater til e-postene mine. Og jeg kan bruke hurtigtaster til ALT.

Kommer det en e-post jeg ønsker å svare på, men det passer litt dårlig akkurat nå, markerer jeg den med “Reply later”. Dukker det opp noe jeg må ta stilling til, men ikke skal svare på, kan jeg legge den til side i en pen liten bunke - lett tilgjengelig.

Jeg kan til og med kopiere ut små ting fra e-postene som er relevante, såkalte “clips” for enklere å finne dem igjen senere. Perfekt til hentekoder på posten eller lignende som man ofte må skumlese for å finne igjen.

Etter 8 dager er det nesten sånn at jeg gleder meg til å åpne Hey. Hvor mange nye avsendere kan jeg luke ut i dag? Snart senker ikke bare natten seg, men også skuldrene mine, og jeg får mer og mer julefred for hver dag som går.

For godt til å være sant?

Det finnes garantert noen negative sider ved Hey. De har ikke integrert en kalender, og man kan ikke bruke sitt eget domene - foreløpig. Av mindre features skulle jeg ønske det fantes en “angre”-knapp når jeg har gjort en handling. Jeg har foreløpig bare testet dette til privat bruk, men nettsiden lover at “Hey for work” skal komme i 2021.

Likevel - jeg digger konseptet. Og jeg tror mye av grunnen til dette, er at Hey har tatt tak i et virkelig problem. De har ikke bare laget nok en e-posttjeneste som er prikk lik alle andre sin, men tenkt nytt rundt hele konseptet: Hva har man behov for? Hva er smertepunkter? Hvordan kan dette produktet støtte opp under brukerens faktiske prosesser og hverdagsliv? Og ikke minst - hvordan kan produktet gi en rotete sjel litt mer system i sakene?

Jeg har nå igjen to dager før jeg må betale for Hey. En forholdsvis stiv pris til å være e-post, med 99 dollar per år. Men - jeg har blitt kvitt over 40 nyhetsbrev. Jeg har sagt nei til avsendere jeg strengt tatt ikke trenger å motta noe fra. Og jeg har på magisk vis klart å opprettholde en slags zero imbox. Kanskje er det litt som med kjøkkenhylla mi: Når jeg først har fått ting på plass, så er det mye lettere å holde orden. Du skal ikke se bort fra at dette blir årets julegave. Til meg selv, fra meg selv, med ønske om en ryddig og fresh start på 2021.

Tusen takk til Helen Le, Kjersti Barstad Strand og Ola Claussen for innspill, korrekturlesing og support.