Hvorfor havner vi ofte ut på en kompleks reise når det kommer til problemløsning?

Barbara Minto skrev i sin bok "The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking," om et viktig aspekt ved problemløsning og kommunikasjon:

“The problem was the thinking, not the language,” (Minto) says. “People were starting to write without working out their thinking in advance. But how does one go about figuring out one’s thinking in advance?”

Hun understreker at mange begynner på løsningen før de har klargjort tankene sine. Dette fører til unødvendig kompleksitet og forvirrende tanker. Mintos poeng er at utfordringen ligger i å organisere og klargjøre våres tanker før vi kommuniserer dem.

Dette belyser et sentralt punkt i hvorfor vi ofte havner ut på en kompleks reise når det kommer til problemløsning. Minto antyder at løsningen ligger i forhåndstenkning, altså det å strukturere og bearbeide våres tanker før vi prøver å uttrykke eller løse dem.

MECE prinsippet

MECE er et grunnleggende prinsipp når det kommer til problemløsning. MECE står for "gjensidig utelukkende (Mutually Exclusive)", "samlet uttømmende (Collectively Exhaustive)". Dette prinsippet bidrar til klarere tenkning og forenkler komplekse problem ved å dele dem opp i mer forståelige, distinkte deler.

MECE-prinsippet følger to spesifikke regler for å kunne forenkle komplekse problem. Disse to kategoriseringsreglene er:

• Gjensidig utelukkende (ME): Et delproblem kan kun være i én kategori om gangen.
• Samlet uttømmende (CE): Alle delproblemene må inkluderes i én kategori; kategoristrukturen kan ikke utelate et delproblem.

Dette sikrer et klart og fullstendig perspektiv på situasjonen, hvor alle alternativene blir synlige. "gjensidig utelukkende" garanterer at elementenes uavhengighet forhindrer overlapping, mens "samlet uttømmende" sørger for at ingen dimensjoner eller mulige løsninger blir oversett. Denne helhetlige tilnærmingen gjør at problemet blir delt opp i mindre delproblemer, og gir deg en tydelig oversikt over hele problemet.

Hvordan funker prinsippet i praksis?

For å forstå prinsippet er det nyttig å se på et enkelt eksempel, dette kan vi gjøre ved se på en problemstilling rundt inntekter og kostnader av en bedrift sine ulike avdelinger.

Problemstilling: En leder ønsker å analysere bedriftens inntekter og kostnader

• Gjensidig utelukkende (ME): Bedriften deles inn i tydelige avdelinger som Regnskap, Markedsføring, Salg, HR og IT. Hver ansatt blir kun satt til en avdeling for å unngå overlapping.
• Samlet Uttømmende (CE): Alle avdelinger i bedriften inkluderes i analysen for å sikre at ingen områder blir oversett, og at alle inntekter og kostnader blir vurdert.

Dette eksemplet viser hvordan MECE-prinsippet kan brukes for å strukturere en kompleks analyse på en klar og oversiktlig måte.

Områder der du kan bruke prinsippet

Bruksområdene for MECE-prinsippet er mangfoldige, spesielt innen organisering og strukturering av data. Her er noen områder der MECE prinsippet er nyttig:

• Nedbrytning av komplekse problemstillinger: Del komplekse problemstillinger ned i distinkte hypoteser for enklere analyse og løsning.
• Deling av prosjekter i arbeidsstrømmer: Bryt ned prosjekter i separate, klart definerte arbeidsstrømmer for effektiv håndtering og gjennomføring.
• Valg av KPI-er: Velg KPI-er slik at hver av de måler et distinkt aspekt, uten at de overlapper hverandre.
• Forenkling av data: Reduser lange lister med data til et oversiktlig sett med nøkkelideer, slik at hver idé representerer en unik del av dataen.
• Gruppering av informasjon: Organiser informasjon i klart definerte, ikke-overlappende grupper for bedre oversikt og forståelse.
• Strukturering av presentasjoner: Organiser omfattende presentasjoner i distinkte seksjoner der hver seksjon dekker et unikt tema eller poeng.
• Sammenfatning av artikler:Forenkle artikler med mange seksjoner til noen få sentrale hovedtemaer for å fremheve de mest kritiske punktene.
• Opprettelse av sammendrag: Lag korte, presise sammendrag av komplekse temaer, hvor hvert punkt dekker et unikt aspekt av temaet.
• Utforming av spørreskjemaer for innsikt: Lag spørreskjemaer med eksklusive og uttømmende svaralternativer, slik som å liste alle avdelinger i et avdelingsvalgspørsmål.
• Utforming av menyer: Skap menyer der hver del er klart definert og unik, for å gjøre det enkelt å forstå og velge det som er mest relevant.

Dette er et prinsipp som fungerer godt i de fleste tilfeller hvor du står overfor et problem som er komplekst, enten det er i en privat eller profesjonell sammenheng. Ved å bryte ned problemet i mindre deler som er "gjensidig utelukkende", altså at de ikke overlapper hverandre og "samlet uttømmende", der alle relevante aspekter blir inkludert, kan du unngå at viktige detaljer blir oversett. På denne måten sikrer du en grundig og strukturert tilnærming til problemløsning, noe som bidrar til en mer effektiv og oversiktlig håndtering av utfordringen.

Du kan benytte prinsippet overalt, du må bare finne ut når det er riktig for deg ❤️